1-1. 始業前に
勤務開始時間からしっかりと業務を行うために大切なのが始業前の下準備です。スケジュールを確認したり周りを整頓するなど１日のウォームアップをし、気持ちよく仕事を始められるようにしましょう。
1-2. 身だしなみ
相手に不快感を与えない身だしなみこそがビジネスシーンにふさわしいと言えます。
個性をアピールしすぎず清潔感を第一に考え、色や形などを選ぶと良いでしょう。また身に付けるものだけでなく肌や爪、髪型など自分自身もきちんと磨いておくのが社会人としてのエチケットです。
1-3. 整理整頓
机周りの整理も大切な仕事の一つです。
ほとんどの会社では一人ひとりに机が与えられますが、会社の机は私物ではないという意識を持って使用します。書類やファイルなどは誰が見ても分かるようにラベルを付けたり、順序立てて置いておくと良いでしょう。
また、機密情報などの重要書類を机上にしたままにしておくのは厳禁です。重要度によって置く場所を決めて保管してください。
整理整頓ができる人は業務もきちんと行える印象を与えることができます。
仕事を依頼する側から考えてみると、机上が散らかっている人ときちんと整理されている人のどちらにお願いしたいかは一目瞭然ですね。
1-4. 電話の応対
メモは常に準備しておき、電話が鳴ったら3コール以内に出ます。
3コール以上待たせてしまったら「お待たせいたしました」と一言添えましょう。
掛ける前に用件に関する資料などは手元に準備しておきます。
用件を簡潔に伝えられるようメモなどにまとめておくと良いでしょう。
【相手が不在の場合】
用件の緊急度に合わせて伝言や折り返し連絡などの依頼をします。ただし、こちらからのお願い事や謝罪の電話などは折り返しをいただくのではなく、改めてかけ直すのが礼儀です。
取り次ぐ相手が不在の場合は電話があった旨をメモに残します。要点は復唱し、不明瞭な点があれば必ず聞き直しておきましょう。
確認すべき事項がひと目で分かるよう、あらかじめ伝言用のメモを用意しておくと便利です。
